Problématique
La North Carolina State University utilisait d'anciens systèmes de messagerie, Cyrus IMAP et GroupWise, qui ne répondaient pas aux besoins des étudiants et membres du personnel. Les étudiants étaient limités au niveau des e-mails en raison du faible quota de stockage, et les enseignants rencontraient des problèmes de planification, car ils utilisaient différentes applications d'agenda. "Il n'était pas facile de planifier une réunion avec quelqu'un qui n'utilisait pas le même agenda. Il fallait l'appeler, puis échanger plusieurs e-mails afin de connaître les disponibilités de chacun", explique Stan North Martin, directeur adjoint de la promotion, de la communication et du conseil, du bureau des technologies de l'information de l'université.
Les étudiants et le personnel se heurtaient également à des obstacles lorsqu'ils essayaient de collaborer. Par exemple, les administrateurs avaient du mal à prendre et à partager des notes de façon efficace lors des réunions du personnel. "Avec Microsoft Word, on ne savait jamais si la version qu'on utilisait était la dernière ou non. Le processus n'était pas pratique."